PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN PADA
RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG
RAVINKA
MUSTIKA RATNANING AYU
KAP
1
KOMPUTER ADMINISTRASI
PERKANTORAN
PUSAT
PENDIDIKAN MANAJEMEN DAN KOMPUTER
GANESHA
PRATAMA
SUMEDANG
2012
/ 2013
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Kejarlah apa yang bermanfaat bagimu,
Dan mintalah pertolongan hanya kepada Allah SWT.
Jangan mudah menyerah dan jangan pernah berkata
“Kalau saja aku melakukan begini, pasti akan jadi begini”
Tapi katakanlah “Allah telah mentakdirkan, dan apa yang
dikehendaki-Nya pasti
itu adalah yang terbaik”.
Ucapan terima kasih
untuk :
Pembimbing Bapak
Evan Firdaus, Drs
Orang Tua
Para Staf Pengajar
Dan teman-teman
KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang
Maha Esa karena berkat rahmat dan kaeunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas
metodologi penelitian yang berjudul “PROSEDUR
PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN PADA RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN
SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG”.
Tugas metodologi penelitian ini ditulis berdasarkan hasil
kegiatan survei lapangan yang telah dilaksanakan penulis di RW 03 Desa Baginda.
Laporan ini juga dimaksudkan untuk
memenuhi syarat tugas mata pelajaran Metodologi Penelitian.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak M. Arwan Aziz, S.T selaku ketua Pusat
Pendidikan Ganesha Pratama Sumedang.
2. Bapak Evan Firdaus, Drs selaku pembimbing yang telah
mendidik.
3. Bapak Utang Sukmana selaku pembimbing lapangan yang telah
bersedia menerima, meluangkan waktu dan memberikan informasinya kepada penulis.
4. Para pengajar Ganesha Pratama Sumedang yang telah
memberikan pengajaran dan memberi bekal ilmu kepada penulis.
5. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan
dukungannya.
6. Rekan-rekan Ganesha Pratama Sumedang yang telah membantu
penulis.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan
laporan ini.
Penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas
kebaikan yang telah mereka berikan.
Dengan pembuatan Laporan Metodologi Penelitian ini semoga
kelak bisa bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.
Sumedang, Maret 2013
Penulis
DAFTAR
ISI
Halaman
DAFTAR ISI...................................................................................................
i
BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1
A.
Latar Belakang............................................................................. 1
B.
Rumusan Masalah........................................................................ 2
C.
Tujuan.......................................................................................... 2
D.
Manfaat.............. .............................................................................. 2
E.
Metode
Penelitian......................................................................... 3
F.
Hasil
Yang Diharapkan.................................................................. 3
G.
Jadwal
Pelaksanaan Kegiatan......................................................... 3
BAB
II TINJAUAN PUSTAKA................................................................... 4
A.
Organisasi,
Manajemen, dan Pelayanan Publik................................ 4
B.
Prosedur
dan Pengelolaan............................................................. 6
C.
Surat............................................................................................ 6
D.
Arsip
dan Penataan Arsip.............................................................. 7
BAB
III GAMBARAN UMUM RW 03 DESA BAGINDA.......................... 13
A.
Kondisi
Geografis dan Demografis Desa Baginda............................13
B.
Visi
Dan Misi................................................................................ 14
C.
Struktur
Organisasi RW 03 Desa Baginda Kecamatan Sumedang
Selatan Kabupaten Sumedang ...................................................... 16
BAB
IV TEMUAN DAN LAPORAN............................................................ 17
A.
Surat
Masuk................................................................................. 17
B.
Surat Keluar................................................................................. 18
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Salah
satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya
yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua
informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain
arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen,
laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat,
dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan
mudah. Dengan kata lain filing (mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, pekerjaan
filing atau arsip bukan hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat,
dokumen-dokumen, laporan-laporan secara teratur, tetapi pekerjaan itu meliputi
juga mencarinya dan mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang
sesingkat-singkatnya.
Di
samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang mana di antara
arsip itu yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup organisasi, dan mana
arsip yang dikategorikan arsip tidak vital, sehingga jangan sampai arsip,
kertas yang sebenarnya tidak berguna dikategorikan sebagai arsip vital.
Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan
instansi akan mengalami kerugian karena yang dilindungi bukan arsip vital. Oleh
karena itu perlu dibentuk tim kerja. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria
arsip, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan
dan pembuatan daftar arsip vital.
Dikatakan
dokumen arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat
pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi
mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta dokumen asset (kekayaan)
instansi seperti sertifikat
tanah, Bukti Pemilik Kenderaan Bermotor (BPKB), gambar gedung/ijin mendirikan
bangunan (IMB), dokumen pengadaan barang/jasa, dan lain-lain. Apabila
dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat
keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka
pengadilan karena mengandung unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.
Selanjutnya
untuk menjaga keamanan arsip tersebut, agar tidak hilang dan agar isi atau
informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak, petugas arsip
harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya,
mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan
sebagainya. Oleh karena itu mengidentifikasi arsip vital sangat perlu untuk
melakukan kegiatan pendataan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai
arsip vital.
B. Rumusan
Masalah
Bagaimana prosedur
pelaksanaan pengelolaan arsip yang terdapat pada RW 03 Desa Baginda apakah
sudah sesuai atau belum dilihat dari cara penerapan atau penggunaan serta proses yang berjalan pada sistem
pemerintahan di RW 03 Desa Baginda.
C. Tujuan
Untuk memenuhi
syarat Ujian Akhir Materi Metodologi Penelitian, serta mengetahui bagaimana
prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan dari mulai surat masuk
hingga surat keluar pada RW 03 Desa Baginda Kecamatan Sumedang Selatan
Kabupaten Sumedang.
D. Manfaat
Untuk menambah
pengetahuan serta wawasan di bidang ke tata usahaan khususnya bagi penulis
yaitu pada bidang pengelolaan serta pengarsipan surat serta manfaat untuk suatu
instansi yaitu sebagai bahan evaluasi dalam mengelola arsip.
E. Metode
Penelitian
Pendekatan utama pada penelitian ini menggunakan
pendekatan kuantatif (Irawan 2007; Singarimbun 2008). Teknik pengumpulan data melalui pengamatan
langsung di lapangan melalui observasi lapangan. Serta dilakukan juga teknik dokumentasi,
yakni mengumpulkan data dengan cara mencatat data-data yang telah tersedia.
Wawancara juga dilakukan untuk mencari informasi yang lebih lengkap dari responden
(Nazir 2009).
F. Hasil
Yang Diharapkan
Penulis berharap
bahwa hasil dari penulisan ini bisa memberikan manfaat khususnya bagi penulis
dan umumnya bagi seluruh pembaca untuk menunjang ilmu pengetahuan beserta
menambah wawasan yang ada.
G. Jadwal
Pelaksanaan Kegiatan
Penelitian/kegiatan ini dilaksanakan pada hari Jumat
tanggal 8 Maret 2013 di Kantor Desa Baginda.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Organisasi,
Manajemen, Pelayanan Publik.
Kelangsungan hidup dan
keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu
dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap dokumen/arsip yang sangat
penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi
sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang
merupakan dokumen/arsip vital bagi suatu organisasi. Lembaga pemerintahan yang berada pada tingkat
desa merupakan suatu organisasi, sehingga memerlukan penataan arsip yang baik
dan memadai guna mmberikan pelayanan terhadap masyarakat sebagai anggota
organisasi. Adapun pengertian organisasi
menurut Sutopo dan Indrawijaya (2001) adalah sekelompok orang yang secara
formal diperastukan dalam suatu kerjasama untuk mencapi tujuanyang telah
ditetapkan. Guna mencapai tujuan
tersebut diperlukan adanya koordinasi antara aparat desa (ketua dan pengurus RW
dengan anggota masyarakat). Koordinasi
kegiatan ini berkaitan dengan pengintegrasian dan penyelarasan fungsi-fungsi
dan unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dan saling ketergantungan (Sutopo
dan Indrawijaya , 2001).
Kegiatan kearsipan
memerlukan suatu proses manajemen arsip yang baik. Manajemen di sini adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan-kegiatan
anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan (Syafiie et
al, 1999). Penataan arsip dalam
suatu lembaga pemerintah bertujuan untuk memberikan pelayanan prima terhadap
masyarakat. Masyarakat baik yang ada
dalam suatu lingkungan desa ataupun tingkatan di bawahnya (RW dan RT) adalah
sejumlah orang yang bersama-sama menjadi anggota suatu Negara yang harus dibina
dan dilayani oleh administrasi publik (Sutopo dan Indrawijaya , 2001). Tata persuratan dan kelengkapan data
kependudukan merupakan administrasi publik yang keberadaannya sangat diperlukan
dalam suatu sistem pemerintahan.
Administrasi
publik yang semestinya menjadi suatu pelayanan masyarakat merupakan tugas dari
setiap aparat, dalam hal ini termasuk pemerintahan desa yang di dalamnya
termasuk pemerintahan RW. Menurut Nigro
(1992) administrasi publik adalah kerjasama kelompok dalam suatu lingkungan
yang mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijakan publik. Publik dalam kajian ini adalah setiap
warganegara yang merupakan sejumlah orang yang dinyatakan sebagai warga oleh
suatu Negara berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku (Sutopo dan
Indrawijaya , 2001).
Kegiatan tata
persuratan dan penataan arsip memerlukan organisasi dan manajemen yang efektif
dan efisien. Manajemen adalah kunci dari
administrasi yang efektif dan efisien (Nigro, 1992). Orang-orang yang terlibat dalam hal ini
adalah pengurus RW adalah bagian dari organisasi yang merupakan alat untuk
memonitor dan mengendalikan seluruh proses organisasi. Sehingga dalam kegiatan
organisasi RW tersebut kegiatan tata persuratan dan pengarsipan dapat berjalan
sesuai tujuan yang telah ditetapkan.
Guna mencapai tujuan tersebut perlu diperhatikan criteria yaitu tujuan
dari pelayanan yang akan diberikan, proses-proses yang akan dipakai,
orang-orang yang akan bekerja serta peralatan yang akan digunakan.
Penataan arsip selain
untuk meningkatkan kualitas terhadap pelayanan masyarakat juga untuk
meningkatkan daya saing organisasi sehingga manajemen yang digunakan adalah
manajemen yang memaksimalkan kualitas untuk meningkatkan kepuasan terhadap
pelanggan (masyarakat). Kepuasan
masyarakat dapat tercapai apabila terjadi komunikasi dan koordinasi serta
hubungan kerja yang baik di antara pengurus RW dan masyarakat. Komunikasi, koordinasi dan hubungan kerja sangat dibutuhkan
sebagai konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Komunikasi disini adalah proses
timbale balik antara atasan dengan bawahan (dalam hal ini ketua RW dan pengurus
RW lainnya) atau proses interaksi social antara pengirim pesan dengan penerima
pesan. Sedangkan koordinasi dan hubungan
kerja memiliki tujuan untuk terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan
kegiatan-kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam
pencapaian sasaran dan tujuan (Kadarmo, Suganda dan Supono, 2001).
B.
Prosedur dan Pengelolaan
Menurut
Muhammad Ali dalam Khairunnisa Putri (2012), “Prosedur adalah tata cara kerja
atau cara menjalankan suatu pekerjaan.” Sedangkan menurut Ismail Masya dalam
Khairunnisa Putri (2012), “prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang
saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara
tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang
C.
Surat
Pengertian
surat adalah saran komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Sedangkan menurut kamus besar bahasa indonesia, surat
merupakan kertas yang bertuliskan dengan berbagai macam isi atau maksud surat.
1.
Fungsi
Surat
Sebagai
sarana komunikasi, sebagai wakil dari pembuatan surat, sebagai alat bukti,
sebagai sumber data, dan laim-lain.
2.
Penggolongan
Surat
Surat
terbagi menjadi 3 golongan yaitu Surat Pribadi, surat dinas, dan surat bisnis.
3.
Bagian-bagian
surat
Terdiri
dari kepala surat,tanggal surat, nomor lampiran dan perihal, nama dan alamat
surat/alamat dalam, isi surat, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup,
Tanda tangan, nama, jabatan, tembusan, dan inisial
D.
Arsip dan Penataan Arsip
Kearsipan
berperanan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya. Salah satu kunci
kelancaran organisasi terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana,
sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi
penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip
adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan
pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan
bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah, sehingga
bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali
diperlukan. Di samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang
mana di antara arsip itu yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup
organisasi, dan mana arsip yang dikategorikan arsip tidak vital. Penataan adalah kegiatan mengatur
dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan,
bentuk dan sifat penataan Kartu Kendali adalah cara untuk mengatur dan menata
Kartu Kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan,
bentuk dan sifatnya. Penataan arsip/berkas adalah cara untuk
mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan
memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas organisasi (Lubis, 2011).
Atas
dasar uraian tersebut di atas, masalah-masalah di bidang kearsipan menurut Lubis (2011) dapat disebutkan secara terinci
sebagai berikut.
1. Penemuan
kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan
maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya
arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis,
sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau
pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya
terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan
penyingkiran dan penyusunan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak
mencukupi.
4. Tata kerja
kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur
dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan
kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai
kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya
kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi
organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip
kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Dengan demikian
dapat dikatakan lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak
hanya terdapat pada sistem filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya
saja, tetapi juga terdapat pada transfer, retention, disposal,
dan lain-lainnya.
Transfer
adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak
aktif), karena arsip-arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang
dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.
Retention adalah
kegiatan menilai kegunaan arsip bagi suatu instansi, dan merencanakan sampai
sejauh mana arsip-arsip tersebut dapat disimpan dalam tempat penyimpanan arsip
yang tersedia.
Disposal adalah
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi sehingga arsip-arsip tersebut tidak perlu
disimpan, baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan (Arsip Nasional).
Untuk mencapai
tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan
yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem
kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik
dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem
kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan
banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus
sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas
lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/ekonomis
Sistem
kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak
berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga,
peralatan atau perlengakapan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Yang
dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu
badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan
atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari
jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang
dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem
kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah
dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan
lagi.
f. Cocok bagi
organisasi
Sistem
kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas
lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu
organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel
atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap
satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat
bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing
yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan
organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan
tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah
kerusakan dan kehilangan arsip
Salah
satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan
yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.
Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang
dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah
pengawasan
Untuk
mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan
dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya,
kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip
atau out slip, dan sebagainya.
Arsip mempunyai
arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan
administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta
merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh
karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai
nilai kegunaan.
Sampai kapankah
arsip harus disimpan? Kalau semua arsip harus disimpan sampai selama-lamanya,
maka setelah sekian tahun petugas arsip akan kewalahan menyediakan ruang untuk
menyimpan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Memang ada arsip-arsip tertentu yang
sangat penting bagi organisasi/perusahaan sehingga harus tetap dipertahankan,
namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip
harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan
mana yang tidak lagi berguna sehingga bisa dibuang. Tindakan membuang arsip
yang tidak berguna itu disebut penyusutan atau penghapusan arsip.
Pemusnahan atau
disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun
bentuknya.
Dilihat dari
jenis arsip berdasarkan fungsi, terdapat arsip dinamis, yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Sedangkan arsip statis, yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan
administrasi negara.
Di samping itu
arsip dinamis dibedakan atas: arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering
dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor; dan arsip inaktif, yaitu
arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan
penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip
inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga
Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;
2. Pemusnahan arsip sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
3. Menyerahkan
arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Menurut Arsip
Nasional
RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file
aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat
Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup
kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip suatu
organisasi ke Arsip Nasional RI, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang
tidak mempunyai nilai kegunaan.
BAB III
GAMBARAN UMUM RW 03 DESA
BAGINDA
A. Kondisi
Geografis dan Demografis Desa Baginda
Desa Baginda adalah salah satu Desa di kecamatan Sumedang
Selatan yang mempunyai luas wilayah 288.363 ha. Jumlah penduduk Desa Baginda
sebanyak 4.527 jiwa yang terdiri dari 2.243 laki-laki dan 2.243 perempuan
dengan jumlah kepala keluarga sebanyak 1.363 KK. Sedangkan jumlah keluarga
miskin (Gakin) 142 KK dengan presentase 10% dari jumlah keluarga yang ada pada
RW 03 Desa Baginda.
Batas-batas
administratif Pemerintahan Desa Baginda kecamatan Sumedang Selatan Sebagai
berikut :
-
Sebelah
Utara : Desa Sukagalih
-
Sebelah
Timur : Desa Gunasari
-
Sebelah
Selatan : Desa Cipancar
-
Sebelah
Barat : Kel. Cipameungpeuk dan Desa Margamekar
Dilihat
dari topografi dan kontur tanah, Desa Baginda Kecamatan Sumedang selatan secara
umum berupa lahan pertanian dan perkebunan yang berada pada ketinggian antara
450 M s/d 500 M diatas permukaan laut dengan suhu rata-rata berkisar antara 26º
C s/d 30ºC. Desa Baginda terdiri dari 2 Dusun, 5 RW dan 24 RT. Orbitasi dan
waktu tempuh dari ibukota kecamatan 5 km² dengan waktu tempuh 15 menit dan dari ibukota kabupaten 3 km² dengan waktu tempuh 10 menit.
B. Visi
dan Misi
Berikut
adalah Visi dan Misi dari Sekretariat Desa Baginda Kabupaten Sumedang :
- Visi
Dengan
semangat kebersamaan, kegotongroyongan dan partisipasi masyarakat kita wujudkan
desa Baginda menuju ke arah yang lebih baik, maju dan mandiri.
- Misi
1. Mendorong peran serta masyarakat dalam pembangunan dan
pengamalan nilai-nilai agama diiringi dengan penghayatan dan pengamalan
nilai-nilai luhur pancasila.
2. Meningkatkan pembangunan sarana dan prasarana desa yang
efisien, efektif, kompetitif dan terjangkau dengan berbasis partisipasi
masyarakat.
3. Meningkatkan, memberdayakan dan mendayagunakan potensi
kekayaan alam dan sumber daya manusia sebagai penunjang kemajuan pembangunan di
segala bidang.
4. Menegakan supremasi hukum dengan meningkatkan kapasitas
kelembagaan pemerintah desa dan masyarakat menuju penyelenggaraan pemerintah
desa yang mandiri.
Ø Pemahaman
Misi :
a)
Pada
dasarnya pembangunan harus diarahkan secara lebih adil dan merata, ramah
lingkungan serta memberi peluang yang seluas-luasnya bagi partisipasi
masyarakat desa, agar tumbuh rasa memiliki dan hasil-hasilnya.
b)
Kualitas
kehidupan masyarakat desa yang lebih baik dan kerukunan masyarakat desa menjadi
pendorong bagi berlangsungnya berbagai aktivitas masyarakat desa secara levuh
aman, damai, harmonis dan sinergis.
c)
Menegakan
supremasi hukum, keamanan, ketentraman, dan ketertiban masyarakat desa disadari
dan telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat dan pra kondisi bagi
berlangsungnya pembangunan dan aktivitas desa yang lebih efisien dan produktif.
Ø
Penjabaran Arah dan Tujuan
-
Bidang
Agama
·
Pengajian
Rutin
·
Setiap
hari jumat di desa
·
Tabligh
Akbar minimal 1 kali per tahun
-
Bidang
Pemerintahan :
·
RT
·
RW
·
Desa
dan Perangkat Desa
-
Bidang
Pembangunan
·
Di
RT/RW/Lingkungan
·
Di
Desa : - Kantor Desa / Gor, jalan desa.
-
Bidang
Pelayanan :
· Transparan
· Dapat Dipertanggungjawabkan
· Demokratis
· Pelayanan Prima
· Efektifitas dan Efisien
· Partisipasi msyarakat
-
Bidang
Pertanian :
· Diklat menguasai teknologi tentang pupuk organik
· KWT, pemuda tani + Kel. Tani
-
Bidang
Ekonomi :
· Sumber Daya Alam
· Bantuan desa dan pemerintah
-
Bidang
Kesejahteraan Sosial :
· Bantuan desa dan pemerintah
-
Bidang
pendidikan :
· Kursus
· Siswa Berprestasi
STRUKTUR
ORGANISASI RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG
AB IV
TEMUAN DAN LAPORAN
Prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan pada
RW 03 Desa baginda Kecamatan Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang :
A. Surat
Masuk
·
Surat
dikirim dari kepala desa ke ketua RW 03
Pertama tama surat dikonsep terlebih dahulu, kemudian
setelah melalui tahap konsep kemudian dilanjutkan dengan pemeriksaan/ditelaah
untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pada surat tersebut, setelah itu baru
disetujui dan kemudian ditandatangani, kemudian diagendakan/diberi penomoran
surat dan pencatatan pada agenda surat keluar, setelah tahap tersebut selesai
barulah dikirim ke ketua RW.
·
Setelah
surat diterima oleh ketua RW 03, maka sekretaris RW 03 akan meregister surat
yang masuk.
Ketika Surat diterima, akan diagendakan/dinomori dan
dicatat pada agenda surat masuk oleh sekretaris RW, yang kemudian akan
diserahkan pada ketua RW untuk dipelajari dan dilaksanakan sesuai dengan isi
surat.
·
Setelah
surat diregister, diarsipkan pada file box khusus untuk surat masuk.
Ditelaah, diarsipkan berdasarkan urutan tanggal diterima
surat pada file box sebagai arsip surat masuk untuk memudahkan pencarian
apabila dibutuhkan pada masa yang akan datang dengan mencari nomor dan tanggal
surat pada agenda surat masuk.
B. Surat Keluar
Surat-surat
yang dikeluarkan oleh RW antara lain surat-surat yang dibutuhkan warga terutama
surat-surat pengantar atau surat pengantar yang dikeluarkan oleh RT yang
membutuhkan pengesahan/tandatangan RW.
Biasanya surat tersebut dibuat dan ditandatangani oleh ketua RT kemudian
ditandatangani oleh Ketua RW untuk selanjutnya dikirim ke Bale Desa untuk
mendapat pengesahan/tandatangan Kepala Desa guna keperluan lebih lanjut. Jenis-jenis surat tersebut antara lain surat
keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat pengantar pembuatan
KTP, Surat Pengantar Pembuatan Kartu Keluarga atau Surat Pindah.
Surat-surat
tersebut diberikan kepada masyarakat pemohon setelah diagendakan dan diarsipkan
pada agenda surat keluar dengan urutan sebagai berikut:
·
Surat
ditandatangani oleh Ketua RW yang bertujuan untuk simbol pengesahan bahwa surat
tersebut sudah disetujui oleh RW.
·
Surat
dinomori dan diagendakan agar terlihat lebih rapih dan tersusun.
·
Salinan
surat disimpan dalam file box sebagai arsip surat keluar untuk memudahkan bila
sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan kembali tidak sulit untuk mencarinya.
Setelah
terciptanya arsip, lalu arsip tersebut disusun lalu kemudian disimpan dalam
tempat penyimpanan arsip. Adapaun beberapa jenis tempat penyimpanan arsip yang
digunakan adalah filing cabinet, sekat
dengan urusan besar, sekat dengan ukuran kecil, rak arsip, folder, card filing, ataupun box file. Sebelum
disimpan, arsip-arsip terlebih dulu disusun menyesuaikan dengan kode
klasifikasi dan bulan dibuatnya arsip baik arsip masuk ataupun keluar. Kode
klasifikasi yaitu bagian darin klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal
urusan dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai penuntun terhadap letak berkas
di tempat penyimpanannya.
Hal
tersebut diatas menjadi aktivitas rutin yang dilakukan oleh sekretariat RW 03
Desa Baginda, tetapi terkadang ada kalanya petugas mengalami kesulitan dalam
pengelolaan arsip tersebut, misalnya sedikit mengalami kesalahan dalam proses atau kurangnya pemeliharaan sehingga
kesulitan dalam mencari suatu arsip ketika arsip tersebut sedang dibutuhkan.
Selain itu, minimnya tempat penyimpanan arsip akan membuat sebagian arsip
terbengkalai sehingga akan sulit jika sewaktu-waktu arsip tersebut
dibutuhkan. Namun demikian, hal itu
sudah bisa diantisipasi sebelumnya oleh pihak-pihak yang terlibat sehingga
ketika mengalami permasalahan sudah ada cara yang tepat untuk menangani atau
mengatasi hal tersebut. Memang harus kita sadari, segala sesuatu pasti akan
memiliki kekurangan beserta kelebihan masing-masing, tapi setidaknya kita sudah
berusaha untuk memperbaiki sedikit demi sedikit kekurang tersebut agar tidak
menjadi lebih dominan. Sama halnya pada segi pengorganisasian di suatu daerah/tempat
BAB V
PENUTUP
A. Simpulan
Kearsipan
berperanan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya
Meskipun
kearsipan berperanan penting dalam administrasi ironisnya dewasa ini masih
banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih
banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat
rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Padahal
sebagai pusat ingatan, arsip sebagai dokumen yang sangat penting sebagai bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi. Dengan demikian dokumen tersebut dapat
digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu
keterangan. Arsip merupakan memori kolektif instansi, karena melalui arsip
dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan organisasi dari masa ke
masa.
Namun dengan arsip yang bertumpuk di gudang arsip,
sedangkan arsip tersebut bersifat dinamis, berkembang, dalam arti, arsip akan
terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan.
Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tatakerja dan
peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan
masalah tersendiri yaitu akan membutuhkan ruang, lemari dan rak sebagai bagian
dari arsip yang baik.
B. Saran
Arsip dapat
menjadi tolak
ukur atau kinerja layanan publik di masing-masing tempat. Pegawai pemerintah harus baik,
cepat dan tepat melayani warganya, karena arsip menduduki tempat yang sentral
di bidang pelaksanaan pelayanan sesuatu kantor kepada masyarakat. Oleh karena
itu penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan
pada suatu tempat tersendiri
dan tertata dengan rapih, sehingga setiap surat, dokumen atau
laporan bilamana diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
DAFTAR PUSTAKA
___________. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta.
Kadarmo SU, Suganda ND dan Supono. 2001. Koordinasi dan Hubungan Kerja. Lembaga Administrasi Negara. Jakarta.
Khairunnisa P. 2012. Prosedur
Pengelolaan arsip Surat Keluar pada Kantor Sekretariar Daerah Kabupaten
Sumedang. Pusat Pendidikan Manajemen
Komputer Ganesha Pratama. Sumedang.
Nigro
FA. 1992. Modern Public Administration.
Harper Collin Publishers Inc. New
York.
Lubis AS. 2011. Arsip Sebagai Juru Kunci Keberadaan
organisasi. Balai Diklat Keuangan Pontianak. http://www.bppk.depkeu.go.id/bdk/pontianak/index.php/home/10-umum/96-arsip-sebagai-juru-kunci-keberadaan-organisasi
[9 Maret 2012].
Pemkab Sumedang. 2011. Daftar Isian Potensi Desa dan Kelurahan. Desa Baginda.
Sumedang.
Pemkab Sumedang. 2012. Laporan Pertanggungjawaban Pemerintah Desa
Baginda kepada Bapak Bupati Sumedang.
Desa Baginda. Sumedang.
Pemkab Sumedang. 2013. Proposal
Bantuan Keuangan kepada Pemerintah desa dalam rangka penyelenggaraan Urusan
Pemerintahan. Desa Baginda. Sumedang.
Safiie IK et al. 1999. Ilmu Administrasi Publik. Rineka Cipta. Jakarta
Sutopo dan Indrawijaya AI.
2001. Dasar-dasar Administrasi
Publik. Lembaga Administrasi
Negara. Jakarta.