Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Surat Dan Kearsipan Pada RW 03 Desa Baginda Kecamatan Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang

        PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN PADA RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG

RAVINKA MUSTIKA RATNANING AYU

KAP 1

KOMPUTER ADMINISTRASI PERKANTORAN

PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN DAN KOMPUTER

GANESHA PRATAMA

SUMEDANG

2012 / 2013

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Kejarlah apa yang bermanfaat bagimu,

Dan mintalah pertolongan hanya kepada Allah SWT.

Jangan mudah menyerah dan jangan pernah berkata

“Kalau saja aku melakukan begini, pasti akan jadi begini”

Tapi katakanlah “Allah telah mentakdirkan, dan apa yang dikehendaki-Nya pasti

itu adalah yang terbaik”.

Ucapan terima kasih untuk :

Pembimbing Bapak Evan Firdaus, Drs

Orang Tua

Para Staf Pengajar

Dan teman-teman

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan kaeunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas metodologi penelitian yang berjudul “PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN PADA RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG”.

Tugas metodologi penelitian ini ditulis berdasarkan hasil kegiatan survei lapangan yang telah dilaksanakan penulis di RW 03 Desa Baginda. Laporan ini  juga dimaksudkan untuk memenuhi syarat tugas mata pelajaran Metodologi Penelitian.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1.      Bapak M. Arwan Aziz, S.T selaku ketua Pusat Pendidikan  Ganesha Pratama Sumedang.

2.      Bapak Evan Firdaus, Drs selaku pembimbing yang telah mendidik.

3.      Bapak Utang Sukmana selaku pembimbing lapangan yang telah bersedia menerima, meluangkan waktu dan memberikan informasinya kepada penulis.

4.      Para pengajar Ganesha Pratama Sumedang yang telah memberikan pengajaran dan memberi bekal ilmu kepada penulis.

5.      Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungannya.

6.      Rekan-rekan Ganesha Pratama Sumedang yang telah membantu penulis.

7.      Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan ini.

Penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas kebaikan yang telah mereka berikan.

Dengan pembuatan Laporan Metodologi Penelitian ini semoga kelak bisa bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.

Sumedang,  Maret 2013

                                                                                               Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI................................................................................................... i

BAB I  PENDAHULUAN............................................................................   1  

            A.    Latar Belakang.............................................................................   1

            B.     Rumusan Masalah........................................................................   2

            C.    Tujuan..........................................................................................   2

      D.    Manfaat.............. ..............................................................................    2

            E.     Metode Penelitian.........................................................................   3

            F.      Hasil Yang Diharapkan..................................................................   3

            G.    Jadwal Pelaksanaan Kegiatan.........................................................  3

BAB II  TINJAUAN PUSTAKA...................................................................   4

            A.    Organisasi, Manajemen, dan Pelayanan Publik................................  4         

            B.     Prosedur dan Pengelolaan.............................................................   6

            C.     Surat............................................................................................   6

            D.    Arsip dan Penataan Arsip..............................................................   7    

BAB III  GAMBARAN UMUM RW 03 DESA BAGINDA..........................  13

            A.    Kondisi Geografis dan Demografis Desa Baginda............................13

            B.     Visi Dan Misi................................................................................  14

            C.     Struktur Organisasi RW 03 Desa Baginda Kecamatan Sumedang

                  Selatan Kabupaten Sumedang ......................................................  16

BAB IV TEMUAN DAN LAPORAN............................................................ 17

            A.    Surat Masuk.................................................................................  17

            B.     Surat Keluar.................................................................................  18

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. Dengan kata lain filing (mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, pekerjaan filing atau arsip bukan hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan secara teratur, tetapi pekerjaan itu meliputi juga mencarinya dan mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Di samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang mana di antara arsip itu yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup organisasi, dan mana arsip yang dikategorikan arsip tidak vital, sehingga jangan sampai arsip, kertas yang sebenarnya tidak berguna dikategorikan sebagai arsip vital. Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian karena yang dilindungi bukan arsip vital. Oleh karena itu perlu dibentuk tim kerja. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip, analisis organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan dan pembuatan daftar arsip vital.

Dikatakan dokumen arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta dokumen asset (kekayaan) instansi seperti sertifikat tanah, Bukti Pemilik Kenderaan Bermotor (BPKB), gambar gedung/ijin mendirikan bangunan (IMB), dokumen pengadaan barang/jasa, dan lain-lain. Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka pengadilan karena mengandung unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.

Selanjutnya untuk menjaga keamanan arsip tersebut, agar tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak, petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya. Oleh karena itu mengidentifikasi arsip vital sangat perlu untuk melakukan kegiatan pendataan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital.

B.       Rumusan Masalah

Bagaimana prosedur pelaksanaan pengelolaan arsip yang terdapat pada RW 03 Desa Baginda apakah sudah sesuai atau belum dilihat dari cara penerapan atau penggunaan  serta proses yang berjalan pada sistem pemerintahan di RW 03 Desa  Baginda.

C.      Tujuan

Untuk memenuhi syarat Ujian Akhir Materi Metodologi Penelitian, serta mengetahui bagaimana prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan dari mulai surat masuk hingga surat keluar pada RW 03 Desa Baginda Kecamatan Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang.

D.      Manfaat

Untuk menambah pengetahuan serta wawasan di bidang ke tata usahaan khususnya bagi penulis yaitu pada bidang pengelolaan serta pengarsipan surat serta manfaat untuk suatu instansi yaitu sebagai bahan evaluasi dalam mengelola arsip.

E.       Metode Penelitian

Pendekatan utama pada penelitian ini menggunakan pendekatan kuantatif (Irawan 2007; Singarimbun 2008).  Teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung di lapangan melalui observasi lapangan.  Serta dilakukan juga teknik dokumentasi, yakni mengumpulkan data dengan cara mencatat data-data yang telah tersedia. Wawancara juga dilakukan untuk mencari informasi yang lebih lengkap dari responden (Nazir 2009).

F.       Hasil Yang Diharapkan

Penulis berharap bahwa hasil dari penulisan ini bisa memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca untuk menunjang ilmu pengetahuan beserta menambah wawasan yang ada.

G.      Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Penelitian/kegiatan ini dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 8 Maret 2013 di Kantor Desa Baginda.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.      Organisasi, Manajemen, Pelayanan Publik.

Kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap dokumen/arsip yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/arsip vital bagi suatu organisasi.  Lembaga pemerintahan yang berada pada tingkat desa merupakan suatu organisasi, sehingga memerlukan penataan arsip yang baik dan memadai guna mmberikan pelayanan terhadap masyarakat sebagai anggota organisasi.  Adapun pengertian organisasi menurut Sutopo dan Indrawijaya (2001) adalah sekelompok orang yang secara formal diperastukan dalam suatu kerjasama untuk mencapi tujuanyang telah ditetapkan.  Guna mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya koordinasi antara aparat desa (ketua dan pengurus RW dengan anggota masyarakat).  Koordinasi kegiatan ini berkaitan dengan pengintegrasian dan penyelarasan fungsi-fungsi dan unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dan saling ketergantungan (Sutopo dan Indrawijaya , 2001).

Kegiatan kearsipan memerlukan suatu proses manajemen arsip yang baik.  Manajemen di sini adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan-kegiatan anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Syafiie et al, 1999).  Penataan arsip dalam suatu lembaga pemerintah bertujuan untuk memberikan pelayanan prima terhadap masyarakat.  Masyarakat baik yang ada dalam suatu lingkungan desa ataupun tingkatan di bawahnya (RW dan RT) adalah sejumlah orang yang bersama-sama menjadi anggota suatu Negara yang harus dibina dan dilayani oleh administrasi publik (Sutopo dan Indrawijaya , 2001).  Tata persuratan dan kelengkapan data kependudukan merupakan administrasi publik yang keberadaannya sangat diperlukan dalam suatu sistem pemerintahan.

Administrasi publik yang semestinya menjadi suatu pelayanan masyarakat merupakan tugas dari setiap aparat, dalam hal ini termasuk pemerintahan desa yang di dalamnya termasuk pemerintahan RW.  Menurut Nigro (1992) administrasi publik adalah kerjasama kelompok dalam suatu lingkungan yang mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijakan publik.      Publik dalam kajian ini adalah setiap warganegara yang merupakan sejumlah orang yang dinyatakan sebagai warga oleh suatu Negara berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku (Sutopo dan Indrawijaya , 2001).

Kegiatan tata persuratan dan penataan arsip memerlukan organisasi dan manajemen yang efektif dan efisien.  Manajemen adalah kunci dari administrasi yang efektif dan efisien (Nigro, 1992).  Orang-orang yang terlibat dalam hal ini adalah pengurus RW adalah bagian dari organisasi yang merupakan alat untuk memonitor dan mengendalikan seluruh proses organisasi. Sehingga dalam kegiatan organisasi RW tersebut kegiatan tata persuratan dan pengarsipan dapat berjalan sesuai tujuan yang telah ditetapkan.  Guna mencapai tujuan tersebut perlu diperhatikan criteria yaitu tujuan dari pelayanan yang akan diberikan, proses-proses yang akan dipakai, orang-orang yang akan bekerja serta peralatan yang akan digunakan.

Penataan arsip selain untuk meningkatkan kualitas terhadap pelayanan masyarakat juga untuk meningkatkan daya saing organisasi sehingga manajemen yang digunakan adalah manajemen yang memaksimalkan kualitas untuk meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan (masyarakat).  Kepuasan masyarakat dapat tercapai apabila terjadi komunikasi dan koordinasi serta hubungan kerja yang baik di antara pengurus RW dan masyarakat. Komunikasi,  koordinasi dan hubungan kerja sangat dibutuhkan sebagai konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.  Komunikasi disini adalah proses timbale balik antara atasan dengan bawahan (dalam hal ini ketua RW dan pengurus RW lainnya) atau proses interaksi social antara pengirim pesan dengan penerima pesan.  Sedangkan koordinasi dan hubungan kerja memiliki tujuan untuk terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam pencapaian sasaran dan tujuan (Kadarmo, Suganda dan Supono, 2001). 

B.       Prosedur dan Pengelolaan

Menurut Muhammad Ali dalam Khairunnisa Putri (2012), “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.” Sedangkan menurut Ismail Masya dalam Khairunnisa Putri (2012), “prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang

C.      Surat

Pengertian surat adalah saran komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Sedangkan menurut kamus besar bahasa indonesia, surat merupakan kertas yang bertuliskan dengan berbagai macam isi atau maksud surat.

1.    Fungsi Surat

Sebagai sarana komunikasi, sebagai wakil dari pembuatan surat, sebagai alat bukti, sebagai sumber data, dan laim-lain.

2.    Penggolongan Surat

Surat terbagi menjadi 3 golongan yaitu Surat Pribadi, surat dinas, dan surat bisnis.

3.    Bagian-bagian surat

Terdiri dari kepala surat,tanggal surat, nomor lampiran dan perihal, nama dan alamat surat/alamat dalam, isi surat, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, Tanda tangan, nama, jabatan, tembusan, dan inisial

 

D.      Arsip dan Penataan Arsip

Kearsipan berperanan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya. Salah satu kunci kelancaran organisasi terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Di samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang mana di antara arsip itu yang dikategorikan vital bagi kelangsungan hidup organisasi, dan mana arsip yang dikategorikan arsip tidak vital.   Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat penataan Kartu Kendali adalah cara untuk mengatur dan menata Kartu Kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifatnya.      Penataan arsip/berkas adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas organisasi (Lubis, 2011).

Atas dasar uraian tersebut di atas, masalah-masalah di bidang kearsipan menurut  Lubis (2011) dapat disebutkan secara terinci sebagai berikut.

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusunan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Dengan demikian dapat dikatakan lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya saja, tetapi juga terdapat pada transfer, retention, disposal, dan lain-lainnya.

Transfer adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak aktif), karena arsip-arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.

Retention adalah kegiatan menilai kegunaan arsip bagi suatu instansi, dan merencanakan sampai sejauh mana arsip-arsip tersebut dapat disimpan dalam tempat penyimpanan arsip yang tersedia.

Disposal adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sehingga arsip-arsip tersebut tidak perlu disimpan, baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan (Arsip Nasional).

Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

a. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

c. Murah/ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip.

d. Tidak memakan tempat

Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan lagi.

f. Cocok bagi organisasi

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.

Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan.

Sampai kapankah arsip harus disimpan? Kalau semua arsip harus disimpan sampai selama-lamanya, maka setelah sekian tahun petugas arsip akan kewalahan menyediakan ruang untuk menyimpan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Memang ada arsip-arsip tertentu yang sangat penting bagi organisasi/perusahaan sehingga harus tetap dipertahankan, namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan mana yang tidak lagi berguna sehingga bisa dibuang. Tindakan membuang arsip yang tidak berguna itu disebut penyusutan atau penghapusan arsip.

Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Dilihat dari jenis arsip berdasarkan fungsi, terdapat arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Di samping itu arsip dinamis dibedakan atas: arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor; dan arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;

2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Menurut Arsip Nasional RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional RI, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.

  

BAB III

GAMBARAN UMUM RW 03 DESA BAGINDA

                       

A.      Kondisi Geografis dan Demografis Desa Baginda

                        Desa Baginda adalah salah satu Desa di kecamatan Sumedang Selatan yang mempunyai luas wilayah 288.363 ha. Jumlah penduduk Desa Baginda sebanyak 4.527 jiwa yang terdiri dari 2.243 laki-laki dan 2.243 perempuan dengan jumlah kepala keluarga sebanyak 1.363 KK. Sedangkan jumlah keluarga miskin (Gakin) 142 KK dengan presentase 10% dari jumlah keluarga yang ada pada RW 03 Desa Baginda.

                        Batas-batas administratif Pemerintahan Desa Baginda kecamatan Sumedang Selatan Sebagai berikut :

-          Sebelah Utara        :  Desa Sukagalih

-          Sebelah Timur       :  Desa Gunasari

-          Sebelah Selatan     :  Desa Cipancar

-          Sebelah Barat        :  Kel. Cipameungpeuk dan Desa Margamekar

Dilihat dari topografi dan kontur tanah, Desa Baginda Kecamatan Sumedang selatan secara umum berupa lahan pertanian dan perkebunan yang berada pada ketinggian antara 450 M s/d 500 M diatas permukaan laut dengan suhu rata-rata berkisar antara 26º C s/d 30ºC. Desa Baginda terdiri dari 2 Dusun, 5 RW dan 24 RT. Orbitasi dan waktu tempuh dari ibukota kecamatan 5 km² dengan waktu tempuh 15 menit dan dari ibukota kabupaten 3 km² dengan waktu tempuh 10 menit.

B.     Visi dan Misi

Berikut adalah Visi dan Misi dari Sekretariat Desa Baginda Kabupaten Sumedang :

• Visi

Dengan semangat kebersamaan, kegotongroyongan dan partisipasi masyarakat kita wujudkan desa Baginda menuju ke arah yang lebih baik, maju dan mandiri.

• Misi

     1.      Mendorong peran serta masyarakat dalam pembangunan dan pengamalan nilai-nilai agama diiringi dengan penghayatan dan pengamalan nilai-nilai luhur pancasila.

    2.      Meningkatkan pembangunan sarana dan prasarana desa yang efisien, efektif, kompetitif dan terjangkau dengan berbasis partisipasi masyarakat.

     3.      Meningkatkan, memberdayakan dan mendayagunakan potensi kekayaan alam dan sumber daya manusia sebagai penunjang kemajuan pembangunan di segala bidang.

  4.  Menegakan supremasi hukum dengan meningkatkan kapasitas kelembagaan pemerintah desa dan masyarakat menuju penyelenggaraan pemerintah desa yang mandiri.

Ø Pemahaman Misi :

a)      Pada dasarnya pembangunan harus diarahkan secara lebih adil dan merata, ramah lingkungan serta memberi peluang yang seluas-luasnya bagi partisipasi masyarakat desa, agar tumbuh rasa memiliki dan hasil-hasilnya.

b)      Kualitas kehidupan masyarakat desa yang lebih baik dan kerukunan masyarakat desa menjadi pendorong bagi berlangsungnya berbagai aktivitas masyarakat desa secara levuh aman, damai, harmonis dan sinergis.

c)        Menegakan supremasi hukum, keamanan, ketentraman, dan ketertiban masyarakat desa disadari dan telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat dan pra kondisi bagi berlangsungnya pembangunan dan aktivitas desa yang lebih efisien dan produktif.

Ø  Penjabaran Arah dan Tujuan

-          Bidang Agama

·         Pengajian Rutin

·         Setiap hari jumat di desa

·         Tabligh Akbar minimal 1 kali per tahun

-          Bidang Pemerintahan :

·         RT

·         RW

·         Desa dan Perangkat Desa

-            Bidang Pembangunan

·         Di RT/RW/Lingkungan

·         Di Desa : - Kantor Desa / Gor, jalan desa.

-            Bidang Pelayanan :

·       Transparan

·      Dapat Dipertanggungjawabkan

·      Demokratis

·      Pelayanan Prima

·      Efektifitas dan Efisien

·      Partisipasi msyarakat

-            Bidang Pertanian :

·      Diklat menguasai teknologi tentang pupuk organik

·      KWT, pemuda tani + Kel. Tani

-            Bidang Ekonomi :

·      Sumber Daya Alam

·      Bantuan desa dan pemerintah

-            Bidang Kesejahteraan Sosial :

·       Bantuan desa dan pemerintah

-            Bidang pendidikan :

·      Kursus

·      Siswa Berprestasi

STRUKTUR ORGANISASI RW 03 DESA BAGINDA KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG

 

 AB IV

TEMUAN DAN LAPORAN

Prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan pada RW 03 Desa baginda Kecamatan Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang :

A.      Surat Masuk

·         Surat dikirim dari kepala desa ke ketua RW 03

Pertama tama surat dikonsep terlebih dahulu, kemudian setelah melalui tahap konsep kemudian dilanjutkan dengan pemeriksaan/ditelaah untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pada surat tersebut, setelah itu baru disetujui dan kemudian ditandatangani, kemudian diagendakan/diberi penomoran surat dan pencatatan pada agenda surat keluar, setelah tahap tersebut selesai barulah dikirim ke ketua RW.

·         Setelah surat diterima oleh ketua RW 03, maka sekretaris RW 03 akan meregister surat yang masuk.

Ketika Surat diterima, akan diagendakan/dinomori dan dicatat pada agenda surat masuk oleh sekretaris RW, yang kemudian akan diserahkan pada ketua RW untuk dipelajari dan dilaksanakan sesuai dengan isi surat.

·         Setelah surat diregister, diarsipkan pada file box khusus untuk surat masuk.

Ditelaah, diarsipkan berdasarkan urutan tanggal diterima surat pada file box sebagai arsip surat masuk untuk memudahkan pencarian apabila dibutuhkan pada masa yang akan datang dengan mencari nomor dan tanggal surat pada agenda surat masuk.

  

B.        Surat Keluar

Surat-surat yang dikeluarkan oleh RW antara lain surat-surat yang dibutuhkan warga terutama surat-surat pengantar atau surat pengantar yang dikeluarkan oleh RT yang membutuhkan pengesahan/tandatangan RW.  Biasanya surat tersebut dibuat dan ditandatangani oleh ketua RT kemudian ditandatangani oleh Ketua RW untuk selanjutnya dikirim ke Bale Desa untuk mendapat pengesahan/tandatangan Kepala Desa guna keperluan lebih lanjut.  Jenis-jenis surat tersebut antara lain surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat pengantar pembuatan KTP, Surat Pengantar Pembuatan Kartu Keluarga atau Surat Pindah.

Surat-surat tersebut diberikan kepada masyarakat pemohon setelah diagendakan dan diarsipkan pada agenda surat keluar dengan urutan sebagai berikut:

·         Surat ditandatangani oleh Ketua RW yang bertujuan untuk simbol pengesahan bahwa surat tersebut sudah disetujui oleh RW.

·         Surat dinomori dan diagendakan agar terlihat lebih rapih dan tersusun.

·         Salinan surat disimpan dalam file box sebagai arsip surat keluar untuk memudahkan bila sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan kembali tidak sulit untuk mencarinya.

Setelah terciptanya arsip, lalu arsip tersebut disusun lalu kemudian disimpan dalam tempat penyimpanan arsip. Adapaun beberapa jenis tempat penyimpanan arsip yang digunakan adalah filing cabinet, sekat dengan urusan besar, sekat dengan ukuran kecil, rak arsip, folder, card filing, ataupun box file. Sebelum disimpan, arsip-arsip terlebih dulu disusun menyesuaikan dengan kode klasifikasi dan bulan dibuatnya arsip baik arsip masuk ataupun keluar. Kode klasifikasi yaitu bagian darin klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai penuntun terhadap letak berkas di tempat penyimpanannya.

Hal tersebut diatas menjadi aktivitas rutin yang dilakukan oleh sekretariat RW 03 Desa Baginda, tetapi terkadang ada kalanya petugas mengalami kesulitan dalam pengelolaan arsip tersebut, misalnya sedikit mengalami kesalahan  dalam proses atau kurangnya pemeliharaan sehingga kesulitan dalam mencari suatu arsip ketika arsip tersebut sedang dibutuhkan. Selain itu, minimnya tempat penyimpanan arsip akan membuat sebagian arsip terbengkalai sehingga akan sulit jika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.  Namun demikian, hal itu sudah bisa diantisipasi sebelumnya oleh pihak-pihak yang terlibat sehingga ketika mengalami permasalahan sudah ada cara yang tepat untuk menangani atau mengatasi hal tersebut. Memang harus kita sadari, segala sesuatu pasti akan memiliki kekurangan beserta kelebihan masing-masing, tapi setidaknya kita sudah berusaha untuk memperbaiki sedikit demi sedikit kekurang tersebut agar tidak menjadi lebih dominan. Sama halnya pada segi pengorganisasian di  suatu daerah/tempat

BAB V

PENUTUP

A.      Simpulan

Kearsipan berperanan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya

Meskipun kearsipan berperanan penting dalam administrasi ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Padahal sebagai pusat ingatan, arsip sebagai dokumen yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi. Dengan demikian dokumen tersebut dapat digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Arsip merupakan memori kolektif instansi, karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan organisasi dari masa ke masa.

Namun dengan arsip yang bertumpuk di gudang arsip, sedangkan arsip tersebut bersifat dinamis, berkembang, dalam arti, arsip akan terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan masalah tersendiri yaitu akan membutuhkan ruang, lemari dan rak sebagai bagian dari arsip yang baik.

 

 

B.       Saran

Arsip dapat menjadi tolak ukur atau kinerja layanan publik di masing-masing tempat. Pegawai pemerintah harus baik, cepat dan tepat melayani warganya, karena arsip menduduki tempat yang sentral di bidang pelaksanaan pelayanan sesuatu kantor kepada masyarakat. Oleh karena itu penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat tersendiri dan tertata dengan rapih, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

 

DAFTAR PUSTAKA

___________. 1989.  Kamus Besar Bahasa Indonesia.  Balai Pustaka. Jakarta.

Kadarmo SU, Suganda ND dan Supono. 2001.  Koordinasi dan Hubungan Kerja.  Lembaga Administrasi Negara.  Jakarta.

Khairunnisa P. 2012.  Prosedur Pengelolaan arsip Surat Keluar pada Kantor Sekretariar Daerah Kabupaten Sumedang.  Pusat Pendidikan Manajemen Komputer Ganesha Pratama. Sumedang.

Nigro FA. 1992.  Modern Public Administration.  Harper Collin Publishers Inc.  New York.

Lubis AS.  2011.  Arsip Sebagai Juru Kunci Keberadaan organisasi. Balai Diklat Keuangan Pontianak. http://www.bppk.depkeu.go.id/bdk/pontianak/index.php/home/10-umum/96-arsip-sebagai-juru-kunci-keberadaan-organisasi [9 Maret 2012].

Pemkab Sumedang.  2011.  Daftar Isian Potensi Desa dan Kelurahan.  Desa Baginda.  Sumedang.

Pemkab Sumedang.  2012.  Laporan Pertanggungjawaban Pemerintah Desa Baginda kepada Bapak Bupati Sumedang.  Desa Baginda.  Sumedang.

Pemkab Sumedang. 2013.  Proposal Bantuan Keuangan kepada Pemerintah desa dalam rangka penyelenggaraan Urusan Pemerintahan.  Desa Baginda.  Sumedang.

Safiie IK et al. 1999.  Ilmu Administrasi Publik.  Rineka Cipta. Jakarta

Sutopo dan Indrawijaya AI.  2001.  Dasar-dasar Administrasi Publik.  Lembaga Administrasi Negara.  Jakarta.